Quando se fala em uso de tecnologias, especialmente de softwares na gestão de uma empresa, é comum que o programa seja visto como grande salvador, capaz de solucionar todos os problemas de organização e orçamento. Esse tipo de resposta milagrosa é comumente esperado dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, na sigla em inglês) na construção civil. No entanto, o sucesso de sua implantação depende de fatores anteriores ao contato da empresa com uma consultoria de sistemas.
Organização do tráfego de informações dentro da empresa e dos processos de trabalho são os primeiros passos para implantação e uso bem-sucedido dos softwares de orçamento e gestão. Por isso, o investimento na educação e no treinamento contínuo dos funcionários é fundamental para que a equipe consiga fazer o melhor uso possível dos dados de relatórios gerados pelo sistema de forma a reduzir perdas na execução das obras e obter maior eficiência em toda a cadeia de trabalho.
“Se você não construir isso [educação] desde o começo, na base da pirâmide, nunca vai conseguir evoluir com o sistema de gestão ou com qualquer coisa. Minha dica para as empresas é investir em educação, investir em formar bem o profissional que ele tem no uso do software”, afirma Eduardo Aguiar, diretor da Expert System.
Com o treinamento oferecido pelas próprias empresas de sistemas ERP, os funcionários designados para a função estarão capacitados para inserirem as informações de forma correta nos módulos adotados pela empresa. A formação de um banco de dados confiável e com regras compartilhadas por todos que acessarem o sistema ERP é primordial para a geração de relatórios realistas e que auxiliem na tomada de decisão.
“O resultado ruim que o cliente tiver usando sistemas ERP ocorre quando a entrada de dados é ruim. Quando ele coloca informações que não têm a ver com a realidade. O que está no orçamento não é o que será executado e a partir daí começa a discussão de que o software não funciona”, explica Julio Costa, consultor de negócios da Poliview Consultoria.
A organização das informações nesses programas pode ir do planejamento dos empreendimentos e acompanhamento das obras até a administração de pessoal. A escolha dos módulos úteis à proposta da empresa e seus objetivos deve nascer de uma discussão franca com os representantes das empresas que fornecem o sistema. “Precisamos entender o negócio do cliente para oferecer a solução correta para ele. Às vezes ele quer uma economia que custa caro”, diz Aguiar.
Além de informações confiáveis e alinhadas à realidade da empresa, quem optar por aderir um sistema ERP precisa disponibilizar um funcionário com visão ampla de todo o negócio, com capacidade de unir as informações de todas as áreas para avaliação no programa e também tenha trânsito e bom relacionamento com as diferentes chefias de departamento.
“Mais que um conhecimento de TI, é alguém que tenha um bom fluxo dentro da empresa, que abra as portas, porque não é fácil. Ele terá que negociar com os outros departamentos. O software é apenas uma das engrenagens”, afirma Costa, destacando a importânimportância do fator humano para o bom desempenho do sistema escolhido pela empresa.
“Tenho clientes há 20 anos conosco e percebemos algumas características. As ‘pessoas chave’ continuam na empresa, existe investimento em treinamento e, mesmo com a rotatividade na empresa, o conhecimento não se perde”, acrescenta Aguiar.
Na ponta do lápis
De acordo com Bruno Scaravelli, gerente de marketing da Mega Sistemas, cerca de 25% do custo de uma obra é desperdício. “Isso significa que a cada cinco obras a empresa poderia estar construindo uma a mais”, conta. Cálculos da Mega apontam que o uso de sistemas ERP pode levar a economia de cerca de 1% do total do valor de um empreendimento.
O efeito nas finanças da empresa com a melhoria na gestão é traduzido em resultados. Uma pesquisa do IDG Research Services, realizada a pedido da Sage com empresas na Europa e Estados Unidos, mostra que as empresas que usam sistemas ERP crescem 35% mais rápido e têm ganho de 10% em sua produtividade na comparação com companhias que não adotam nenhum tipo de software especializado em gestão.
A possibilidade de acesso remoto aos dados, de acordo com o levantamento, eleva em 5% as vendas. Devido a esses resultados financeiros observados em sua rotina de trabalho, Augusto Bortolozzo, gestor de orçamentação, planejamento e custo da ConstruConsulting, acredita que as empresas que não usam os sistemas ERP estão “fadadas a desaparecer”.
Eficiência e segurança
A abrangência do controle possível com os sistemas ERP vai além da economia financeira decorrente da organização de dados e procedimentos e envolve também a segurança da gestão empresarial. Como o bom uso do sistema requer treinamento e possui cálculos próprios, isso evita erros que o uso de simples tabelas de Excel – principal concorrente dos sistemas ERP, segundo as próprias consultorias do setor – podem trazer. A rotatividade de funcionários que possam ter acessado as tabelas, o uso de diferentes fórmulas e a precariedade do uso de planilhas desse tipo podem resultar em desvios importantes de orçamento.
Na equação da eficiência, o fator tempo também joga a favor dos sistemas ERP. “A questão do Excel é simples. Meça quanto tempo seu funcionário passa, por dia, alimentando uma planilha ou quanto tempo ele leva para te dar o retorno baseado em um Excel. Se você computar isso e ver a qualidade da informação, verá que uma boa execução só acontece colocando um sistema de gestão”, explica Eduardo Aguiar.
